Nowości w świecie księgowości

Od 2 lutego obowiązują przepisy „pakietu mobilności”, który zmienia zasady rozliczania kierowców w transporcie międzynarodowym.

Kogo obejmują nowe zasady delegowania?

Nowe zasady delegowania nie obejmują:

• tranzytu, czyli przejazdu przez terytorium danego kraju bez załadunku lub rozładunku,

• przewozu dwustronnego (bilateralnego) do lub z kraju siedziby wraz z opcją dodatkową, tj. maksymalnie dwoma dodatkowymi załadunkami/rozładunkami 1 + 1 lub 0 + 2 (jedna czynność załadunkowa/rozładunkowa na wyjeździe + 1 czynność na powrocie lub dwie czynności na powrocie jeżeli na wyjeździe nie zrobiło się żadnej).

Te dwie formy transportu rozlicza się zgodnie z polskim prawem w zakresie transportu drogowego, jednak z zastosowaniem zmian dotyczących zasad ustalania wynagrodzenia.

Z kolei nowymi zasadami delegowania objęte są:

• przewozy kabotażowe (transport towaru między dwoma miastami tego samego państwa, np. między dwoma miastami w Belgi, czy Niemczech),

• przewozy cross – trade (transport między dwoma państwami innymi niż siedziba przewoźnika (np. z Niemiec do Francji).

Nowe zasady wypłaty wynagrodzeń

Uwaga! W okresie uznanym za delegowanie trzeba kierowcy wypłacać pełne wynagrodzenie obowiązujące w kraju, w którym wykonuje usługę. Ponadto, do płacy minimalnej nie wolno wliczać diet i ryczałtów za noclegi.

Kolejna zmiana polega na obowiązku wypłacania im pensji maksymalnie w dwóch częściach. Ustalenie całego wynagrodzenia w jednej części jest szczególnie kłopotliwe dla przewoźników, którzy realizują transport kabotażowy lub cross-trade, ponieważ muszą oni wyliczać pensje zagraniczne, adekwatnie do kraju wykonywania usługi.

Ważne! Nie chodzi o zagraniczną płacę minimalną, ale o wynagrodzenie należne kierowcom w danym kraju ze wszystkimi dodatkowymi składnikami tego wynagrodzenia przewidzianymi w zagranicznych układach zbiorowych.

 Optymalnym rozwiązaniem – zwłaszcza w stosunku do kierowców, którym przysługują płace zagraniczne – wydaje się dokonywanie im wypłat w dwóch terminach:

• do 10 dnia następnego miesiąca podstawy wynagrodzenia i ryczałtów za godziny nadliczbowe i pracę w nocy oraz zaliczek na poczet dyżurów,

• nie później niż do końca miesiąca uzupełnienie tego wynagrodzenia płacami ustalonymi według zagranicznych stawek i ewentualnie innymi składnikami, jeśli przysługują (np. premie).

Terminowe realizowanie wypłat jest dużym wyzwaniem. Konieczne jest bowiem ich sprawne działanie, gdyż wyliczenie wynagrodzenia kierowcy wymaga pobrania danych z kart kierowców, zliczenia liczby ich nieobecności, wprowadzenia danych dotyczących przekroczeń granic, a także wszystkich załadunków i rozładunków poza Polską.

Przyjęcie opcji wypłat w dwóch terminach jest zatem dogodniejsze, ale wymusza sporządzanie dwóch list płac, pamiętając przy tym, aby przy ustalaniu podstawy oskładkowania i opodatkowania uwzględnić dane z obu list wynagrodzeń. Taka konieczność wynika z faktu, że od lutego 2022 r. podstawę wymiaru składek ZUS i podatku dla kierowców w transporcie międzynarodowy oblicza się na zasadach zbliżonych do tych, jakie od dawna stosuje się do pracowników oddelegowanych za granicę przez polskiego pracodawcę, którzy podlegają przepisom polskiego systemu zabezpieczenia społecznego. Nowy sposób ustalania wynagrodzenia dotyczy wszystkich kierowców w transporcie międzynarodowym, z zastrzeżeniem, że nie trzeba zapewnić płacy zagranicznej w przypadku, gdy do danego przewozu nie stosuje się przepisów o delegowaniu.

Wyliczenie wynagrodzenia

Kierowcom w transporcie międzynarodowym nie wypłaca się diet ani ryczałtów, a wartość diet kalkuluje się tylko na potrzeby wyznaczenia właściwej podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia społeczne. Aby tę podstawę ustalić, trzeba od wynagrodzenia brutto danego kierowcy odjąć kwotę wynikającą z pomnożenie diet należnych za każdy dzień pobytu w danym kraju przez liczbę dni tego pobytu, z zastrzeżeniem jednak, że podstawa ta – pomniejszona o diety – nie może być niższa od prognozowanego przeciętnego wynagrodzenia, czyli w 2022 r. od kwoty 5922  zł.

W praktyce, jeżeli wynagrodzenie brutto kierowcy okaże się:

1) niższe od kwoty 5922 zł, to nie odlicza się od niego równowartości diet, a jako podstawę wymiaru składek społecznych przyjmuje się faktyczną kwotę jego wynagrodzenia,

2) wyższe od 5922 zł, to trzeba je pomniejszyć o wartość diet ustalonych wg wyżej wskazanych reguł, przy czym, jeśli po pomniejszeniu o diety wynagrodzenie kierowcy okaże się:

• niższe od 5922 zł, jako podstawę wymiaru składek przyjmuje się kwotę 5922 zł,

• wyższe od 5922 zł, jako podstawę składek należy przyjąć wynagrodzenie w wyższej kwocie (faktycznie uzyskanej).

Co istotne, w odniesieniu do diet, przez sformułowania „za każdy dzień pobytu” należy rozumieć zarówno dni pracy poza granicami kraju jak i dni wolne od pracy, w których kierowca pozostaje w gotowości do świadczenia pracy, np. oczekuje na podjęcie następnego dnia kolejnej operacji transportowej. Jednak do dni pobytu nie zalicza się:

• dni urlopu wypoczynkowego (pomimo tego, że wynagrodzenie urlopowe stanowi podstawę wymiaru składek),

• dni niezdolności do pracy spowodowanej chorobą oraz,

• okresu korzystania z urlopu bezpłatnego.

Z podstawy opodatkowania kierowcy międzynarodowego wyłącza się 30% hipotetycznych diet, pamiętając jednak, że w przypadku, gdy podstawa wymiaru składek społecznych okazałaby się wyższa od przychodu do opodatkowania, wówczas odliczeniu od podstawy do opodatkowania podlega ta część składek, która przypada na przychód podlegający opodatkowaniu.

Należność z tytułu hipotetycznej diet oblicza się w następujący sposób:

1) za każdą dobę podróży zagranicznej przysługuje dieta w pełnej wysokości,

2) za niepełną dobę podróży zagranicznej:

• do 8 godzin – przysługuje 1/3 diety,

• ponad 8 do 12 godzin – przysługuje 50% diety,

• ponad 12 godzin – przysługuje dieta w pełnej wysokości.

W celu lepszego wyjaśnienia tych zasad przygotowaliśmy przykładowe rozliczenie wynagrodzenia.

Na zakończenie warto dodać, że w myśl przepisów wprowadzonych pakietem mobilności, przedsiębiorstwo transportowe nie może wypłacać kierowcom zatrudnionym lub pozostającym w jego dyspozycji żadnych składników wynagrodzenia, nawet w formie premii czy dodatku do wynagrodzenia, uzależnionych od przebytej odległości, szybkości dostawy lub ilości przewożonych rzeczy, jeżeli ich stosowanie może zagrażać bezpieczeństwu ruchu drogowego lub zachęcać do naruszeń tych przepisów.

Podstawa prawna:

• § 2 ust. 1 pkt 16 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Socjalnej z 18.12.1998 r. w sprawie szczegółowych zasad ustalania podstawy wymiaru składek na ubezpieczenia emerytalne i rentowe (Dz.U. z 2017 r. poz. 1949),

• § 13 ust. 3-4 rozporządzenia Ministra Pracy i Polityki Społecznej z 29.01.2013 r. w sprawie należności przysługujących pracownikowi zatrudnionemu w państwowej lub samorządowej jednostce budżetowej z tytułu podróży służbowej (Dz.U. z 2013 r. poz. 167),

• art. 21 ust. 1 pkt 20, art. 26 ust. 1 pkt 2 lit. b ustawy z 26.07.1991 r. o podatku dochodowym od osób fizycznych (Dz.U. z 2021 r. poz. 1128 ze zm.)